黑河学院仪器设备类档案工作规范-教务处

为了提高仪器设备档案的质量和管理水平，充分发挥仪器设备档案在社会和学校教学科研中的作用，加强收集和管理，做好原始资料和技术资料的归档工作，有效地保存和利用档案，根据教育部《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等规章，结合我校实际，特制定本规范。

一、基本原则

1．凡作为学校固定资产的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像载体材料以及随机材料均属仪器设备档案。

2．仪器设备档案必须坚持集中统一管理的原则，以便于开发利用，确保其完整、准确、系统和安全。

3．仪器设备档案是国家的主要技术储备，是学校仪器、设备管理工作的重要组成部分和重要环节。仪器设备档案工作必须纳入学校设备管理工作之中，与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统，应作为学校设备管理部门的职责之一。

4．学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门，必须由兼职档案员集中收集管理学校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

5．把设备档案工作列入学校管理部门发展计划，配备必要的库房、设备以及人员，每年从设备费中拨给一定的数额，作设备档案经费。

二、归档范围

1．归档的设备管理工作和仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的仪器设备文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到改造的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，必须与实物一致并有成套性。

4．作为学校固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、稀的仪器设备，均须归档。

5．归档的重点是仪器设备项目（特别是价值5万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

6．归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等，具体归档范围见附表。

三、整理要求

1．设备验收完成后设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备文件材料进行收集、并按规定对文件材料进行鉴定、分类、填写归档文件目录。整理按照装订、分类、排列、编号、编目、装盒的程序进行。

2．根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的整理原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，装入一盒或若干盒。

3．将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告，批复文件，论证文件，投资文件，订购合同，验收报告，索赔文件等整理好后，放在每项设备文件材料的前面，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4．设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

5．其他整理要求按黑河学院档案管理有关要求执行。

四、归档验收

1．整理好的档案材料交本部门负责人审查，再向档案室移交。移交时填写移交目录，内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份，双方签字，各执一份备查。

2．设备档案的归档时间为验收完毕投入使用后二个月。价值五万元以下的仪器设备的档案由设备使用部门保存（须向档案室移交目录一份）。

附：

仪器设备类档案归档范围和保管期限表